„Karriereplanung setzt nicht an den Eckpunkten einer Laufbahn an, sondern sollte ein ständiger Begleiter im Berufsleben sein.“

In immer mehr Fachbereichen wird die Besetzung offener Stellen zunehmend schwieriger, Unternehmen sind nicht selten auf externe Dienstleister angewiesen, die sich um die Besetzung der vakanten Stellen kümmern.

Vor allem Spezialisten und hochqualifizierte Fach- und Führungskräfte finden von daher immer häufiger Anzeigen von Personalberatern, die die Vermittlung für suchende Unternehmen übernehmen. Wie verhält man sich als interessierter Bewerber bei einem solchen Angebot? Wie laufen Bewerbungen über einen Personalberater überhaupt ab?

Diese und andere Fragen möchten wir gerne dem Personalberater Gregor Lenkitsch stellen. Gregor Lenkitsch ist Experte für Fachkräfte-Recruiting und besitzt jahrelange Erfahrung in der Personalberatung, die er seit 2010 in einem eigenen Unternehmen bündelt.

Hauptsache Bildung: Herr Lenkitsch, erst einmal ganz allgemein gefragt: Können sich Stellensuchende einfach initiativ bei einem Personalberater bewerben – ohne dabei ein konkretes Unternehmen bereits vor Augen zu haben?

Gregor Lenkitsch, Experte für Fachkräfte-Recruiting und Personalberatung

Lenkitsch: Wir raten immer dazu sich möglichst frühzeitig und evtl. sogar regelmäßig auf dem Arbeitsmarkt umzuschauen und sich mit den eigenen Karrieremöglichkeiten auseinanderzusetzen. Diesen Prozess kann man alleine machen, aber um sich wirklich regelmäßig auf dem neuesten Stand zu halten muss man viel Zeit und Aufwand investieren. Sich bei einem Personalberater wie uns zu bewerben, hat neben der Abnahme dieses Rechercheaufwandes viele weitere Vorteile.

Hauptsache Bildung: Was wären das zum Beispiel für Vorteile?

Lenkitsch: Man erhält zum einen Stellenangebote, die zu der eigenen Qualifikation und den persönlichen Ansprüchen wirklich passen und erhält so zum anderen eine höhere Auswahl an passenden Stellenangeboten. Darüber hinaus bekommen unsere Bewerber eine realistische Einschätzung zu ihrer Bewerbung. Dabei geht es in diesem Schritt nicht darum, unpassende Bewerbungen direkt auszusortieren, sondern die Kandidaten bei der Optimierung ihrer Unterlagen zu unterstützen. Wir überlegen in einem solchen Fall gemeinsam, wo man welche Stelleschrauben drehen muss oder ob eine etwas andere Ausrichtung nicht besser passt. Ein weiterer Vorteil ist, dass die Spezialisierung, die viele Personalberater haben, eine hohe Vernetzung zum Grund hat. So können z.B. wir im Gesundheitswesen zahlreichen Kontakte zur Trägern von Kliniken, Alten- und Pflegeheimen, ambulanten Pflegediensten, MVZ’s und Praxen vorweisen, können so auch schon mal Kandidaten initiativ ins Gespräch bringen oder erfahren von Stellenangeboten, die nicht öffentlich ausgeschrieben sind.

Hauptsache Bildung: Ist es dann so, dass der Bewerber solange in der Kartei des Personalberaters bleibt, bis er tatsächlich vermittelt ist?

Lenkitsch: Grundsätzlich ja. So ein Prozess kann sich auch schon mal, je nach Ausgangslage und Erwartungshaltung über Jahre hinziehen. Karriereplanung setzt nicht an den Eckpunkten einer Laufbahn an, sondern sollte ein ständiger Begleiter im Berufsleben sein. Das heißt aber auch im Umkehrschluss, dass ein guter Berater regelmäßig den Kontakt zum Bewerber sucht, auch noch nach einer erfolgreichen Vermittlung.

Die Bewerber erhalten durch den Personalberater eine realistische Einschätzung zu ihrer Bewerbung

Hauptsache Bildung: Wenn man Personalberater oder Headhunter hört, da denkt man schnell an den sehr erfahrenen und begehrten Fachmann, den es möglichst „hochdotiert“ zu vermitteln gilt – können sich denn eigentlich auch Leute ohne Berufserfahrung bei einem Personalberater bewerben? Oder werden hier wirklich nur erfahrene Fachkräfte vermittelt?

Lenkitsch: Keine oder nur wenig Berufserfahrung ist kein Ablehnungsgrund mehr. Gerade im Gesundheitswesen werden ständig gut ausgebildete Absolventen gesucht. Wir können sowohl im Pflegebereich nach der Berufsausbildung wie auch für Ärzte nach dem Studium helfen erste Grundsteine für die spätere Karriere legen. Wichtig ist, sich nicht einfach irgendwo zu bewerben, sondern schon im Vorfeld zu überlegen, wo man persönlich seine ersten Schritte ins Berufsleben machen möchte, die auch weiterführend und nachhaltig zum Karriereaufbau beitragen. So können wir mit der genauen Kenntnis der Anforderungen unserer Kunden wichtige Unterstützung geben, welche Einstiegsmöglichkeiten die besten für die Bewerber sind.

Wichtig ist ein möglichst hohes Maß an Zusammenarbeit


Hauptsache Bildung: 
Würde es dann Sinn machen, sich (wie bei einer normalen Stellensuche) auch bei mehreren Personalberatern zu bewerben?

Lenkitsch: Eindeutig Jein. Da nicht jeder Personalberater mit jedem möglichen Arbeitgeber zusammenarbeiten kann, wäre es auch einseitig sich nur bei einem Berater zu bewerben. Doch hier hilft in der Regel das Erstgespräch mit dem Berater weiter, denn allzu sehr streuen sollte man seine Bewerbung auch nicht. Wir reden mit den Kandidaten über Ihre vorherigen oder auch parallelen Bemühungen und geben auch immer ein klares Signal welche Möglichkeiten wir akut anbieten können. Wichtig ist hierbei ein möglichst hohes Maß an Zusammenarbeit.

Hauptsache Bildung: Mal angenommen eine zu besetzende Stelle ist auf der entsprechenden Unternehmenshomepage inseriert und parallel dazu sucht auch ein Personalberater im Auftrag der Firma. Wo sollten sich interessierte Kandidaten Ihrer Meinung nach bewerben?

Lenkitsch: In der Regel ist das egal, da mit der Beauftragung eines Personalberaters durch ein Unternehmen der komplette Rekrutierungsprozess mit der gesamten Vorauswahl an den Personalberater übergeben wird. Eine Bewerbung direkt beim Unternehmen wird also auch an den Personalberater weitergeleitet. Andersherum ist eine direkte Bewerbung bei einem Unternehmen natürlich nur für dieses eine Unternehmen bestimmt, während eine Bewerbung bei einem Personalberater eine viel höhere Streuung und die persönliche Rückkopplung hat. 

Im ersten Schritt reicht oft ein Lebenslauf


Hauptsache Bildung:
 Wie unterscheidet sich eine Bewerbung für einen Personalberater zu der Bewerbung auf eine konkrete Stelle? Das klassische Anschreiben an das Unternehmen z. Bsp. macht doch dann eigentlich wenig Sinn, oder?

Lenkitsch: Eine Bewerbung an einen Personalberater unterscheidet sich nicht groß von einer „klassischen“ direkt an ein Unternehmen. Wir empfehlen sich an die allgemeingültigen Vorgaben zu halten. Eine gute und vollständige Bewerbung besteht immer aus:

  • einem Anschreiben, hier ist bestimmt der größte Unterschied, da man sich nicht an einem Unternehmen orientieren kann. Dafür sollte man dann mehr von sich ausgehen. Welche Wünsche und Vorstellungen von Position, Tätigkeitsfeldern, Aufgaben, Rahmenbedingungen hat man an eine neue Stelle, welche Kompetenzen und Erfahrungen bringt man schon mit. Und die Angabe des möglichen Eintrittstermins oder der Kündigungsfrist etc.
  • einem lückenlosen Lebenslauf.
  • Kopien der Zeugnisse (Arbeitszeugnisse immer lückenlos, für alle relevanten bzw. mind. die letzten 5 Stellen) und Qualifikationsnachweise (Schulzeugnisse müssen eigentlich nur noch Berufseinsteiger vorweisen, dies gilt natürlich nicht für berufliche Schulabschlüsse).  

Im Zweifelsfall lieber vorab fragen, welche Unterlagen eingereicht werden müssen. Für uns reicht im ersten Schritt meist ein Lebenslauf, alles andere klärt sich dann im persönlichen Gespräch.

Der Kandidat muss den Berater als Partner verstehen

Hauptsache Bildung:  Gehört eine Gehaltsangabe direkt in die Bewerbung oder wird so etwas erst angesprochen, wenn es tatsächlich zu einem persönlichen Gespräch kommt?

Lenkitsch: Die Beantwortung dieser Frage, die wir auch gerne in unseren Anzeigen stellen, steht jedem frei. Man sollte sich aber klar darüber sein, dass diese Frage spätestens im Vorstellungsgespräch  irgendwann gestellt wird und dann sollte der Bewerber eine realistische Antwort haben. Wir besprechen mit unseren Kandidaten diesen Punkt, damit wir einfach auch in diesem Bereich eine möglichst hohe Vermengungslage mit den Vorstellungen unserer Kunden schaffen können. Hier muss man aber betonen, dass wir in der Regel nie die Gehaltsverhandlung führen, das sollte in letzter Instanz immer noch Bewerber und Unternehmen untereinander regeln. 

Ein guter Personalberater hält regelmäßig Kontakt


Hauptsache Bildung:
 Wie lange dauert ein Auswahlvorgang?

Lenkitsch: Das ist von Fall zu Fall unterschiedlich. Hier gibt es keine allgemeingültige Aussage. Sollte der Zeitraum unklar sein, am besten immer fragen. Häufig gibt es einen Bewerbungsfenster, so dass bis zu einem bestimmten Stichtag die eingehenden Bewerbungen gesammelt, durch den Personalberater gefiltert und dann erst dem Kunden zur letzten Beurteilung werden. Ein guter Personalberater kommuniziert das aber meist von sich aus mit dem Bewerber und hält auch regelmäßigen Kontakt bzw. gibt regelmäßig den aktuellen Stand durch.

Hauptsache Bildung: Wie können sich Bewerber bei dieser Art von Auswahl interessanter machen? Sich vielleicht auch positiv von möglichen Konkurrenten absetzen?

Lenkitsch: Schwierig zu sagen. Letztendlich kommt es immer auf das Gesamtpaket an. Bei der schriftlichen Bewerbung kann man gerne auf einer sogenannten dritten Seite nochmal besondere Kenntnisse oder Alleinstellungsmerkmale hervorheben. Das ist jedem frei überlassen, und hängt auch davon ab, ob man sich so etwas zutraut. Ansonsten ist es sicherlich so, dass vieles dann von dem ersten persönlichen Telefonat abhängt. Wir empfehlen gerade bei einer Bewerbung über einen Personalberater zu möglichst großer Offenheit. Der Kandidat muss den Berater als Partner verstehen, nicht als Hürde. Wenn man diese Chance nutzen kann und frühzeitig den Kontakt sucht, dann ergeben sich oft vielfältige Möglichkeiten. Häufig weit über die eigentliche Bewerbung hinaus.

Kein Bewerber muss Angst haben, sich über einen Personalberater zu bewerben


Hauptsache Bildung:
 Wenn der Personalberater dreimal klingelt – wie sollten sich Kandidaten bei der ersten telefonischen Kontaktaufnahme verhalten?

Lenkitsch: Ganz normal und natürlich. Es geht schließlich wirklich nur um eine erste Kontaktaufnahme und dazu gehört es auch mal zu sagen, dass es gerade nicht passt. Wir gehen in der Regel davon aus, dass wir im ersten Telefonat kurz miteinander sprechen und dann ggf. einen Termin für ein weiteres ausführlicheres Gespräch ausmachen.

Hauptsache Bildung: Müssen sich Kandidaten auf ein besonders „hartes Auswahlverfahren und Bewerbungsgespräch“ einstellen? Schließlich sind Personalberater echte Profis im Einsatz vom beruflichen Profiling.

Lenkitsch: Kein Bewerber muss Angst haben, sich über einen Personalberater zu bewerben, die Vorteile liegen auf der Hand. Letztendlich verdient eine Personalberatung mit möglichst hohen Besetzungszahlen ihr Geld, d. h. der Berater hat ein ureigenes Interesse den Bewerber möglichst positiv darzustellen. Auf der anderen Seite wird auch schon mal ganz klar von einer weiteren Bewerbung abgeraten bzw. gemeinsam überlegt welche Position den Bedürfnissen und den Qualitäten des Bewerbers am meisten gerecht werden könnte. Generell ergeben sich im ersten Schritt auch für eine Personalberatung die ganz normalen Auswahlkriterien der eingegangen Bewerbungen. Laut einer Studie werden ca. 80% der Bewerbungen relativ direkt aussortiert. Gründe dafür sind u.a.:

  • Mangelhafte bzw. schlecht präsentierte Bewerbungsunterlagen
  • Fehlende Mindestanforderungen
  • Mangelnde Branchen- oder Positionskenntnisse / Fehlende Zusatzqualifikationen
  • Sehr häufige Stellenwechsel
  • Überzogenen Gehaltsvorstellungen
  • Auftreten, Eigenpräsentation
  • Berufserfahrung
  • Ausbildungshintergrund

Wichtig ist aber immer, dass fast nie ein Grund alleine ausschlaggebend ist. Meist ist es eine Kombination von mehreren Punkten, die zu einer direkten negativen Beurteilung führen. Im Gesundheitswesen sind für bestimmte Positionen auch häufig gesetzlich vorgeschriebene Zusatzqualifikationen nötig, so dass eine fehlende Qualifikation bei ansonsten guter Bewerbung zum direkten Ausschluss führen kann.

Hauptsache Bildung: Vielleicht noch eine letzte Frage: Herr Lenkitsch, Sie haben jahrelange Erfahrung in der Personalberatung. Können Sie uns noch einen besonderen Tipp oder Rat mitgeben, was es bei einer Bewerbung zu beachten gilt?

Lenkitsch: Entscheiden ist, die eigene Person genau zu kennen. Erstellen Sie eine Art Produktkonzept, um zu erfahren und zu wissen, was Sie können und was Sie wollen. Der wichtigste Schritt für eine gute Bewerbung ist daher die Eigenanalyse: eine genaue Potentialanalyse, ein ehrliches Stärken-Schwächen-Profil und eine klare Zieldefinition. Denn wer weiß, was er zu bieten hat, kann ein klares Ziel für sich definieren und dieses mittels optimaler Strategien erfolgreich umsetzen.

Hauptsache Bildung: Vielen Dank Herr Lenkitsch für das tolle Interview!

Tipp: Unser Experte Gregor Lenkitsch hat für uns noch einmal die 5 größten Fehler bei einer Bewerbung zusammengefasst.

Recruiting-Experte Gregor Lenkitsch

Gregor Lenkitsch

Experte für Fachkräfte-Recruiting und Personalberatung

Schwerpunkte: Zielsetzungs- und Zielverfolgungsstrategien, Personalsuche, Gesundheitsbranche.

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Bildnachweis: @istockphoto.com/nyul

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