(Erste) Gehaltsabrechnung worauf sollte man achten

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Worauf sollte man bei einer Gehaltsabrechnung achten?

Jeder Arbeitnehmer in Deutschland hat einen Anspruch auf eine monatliche Entgeltabrechnung. Hierbei wird unterschieden zwischen der Abrechnung von festem Gehalt einerseits und der Abrechnung von Lohn in Abhängigkeit der geleisteten Stundenzahl andererseits. Lohn und Gehalt werden allerdings häufig unter dem Begriff Entgelt zusammengefasst. Bei der Ausstellung von Bescheinigungen müssen sich die Arbeitgeber nach gesetzlichen Vorgaben richten: § 108 Absatz 1 Satz 3 der Gewerbeordnung regelt verbindlich, welche Bestandteile in einer Abrechnung enthalten sein müssen.

Nicht immer kann eine Abrechnungsstelle dem Beschäftigen zeitnah eine Bescheinigung aushändigen: Bei Antritt der Beschäftigung oder Wiederaufnahme der Arbeit nach einer Unterbrechung erhält der Arbeitnehmer oft erst einmal eine Abschlagszahlung, während sich die Berechnung des Entgeltes und die Ausstellung der Abrechnung um einen oder gar mehrere Monate verzögert. Dies liegt daran, dass die Abrechnungsstelle die Erfassung der Daten nicht zeitnah umsetzen kann, weil ihr beispielsweise noch Angaben fehlen.

Quelle: u.a. https://www.vkb.de/content/magazin/beruf-freizeit/gehaltszettel-lesen/ Abruf am 29.03.2022

Welche Angaben befinden sich im oberen Teil der Abrechnung?

In diesem Bereich befinden sich neben dem Namen und der Anschrift des Arbeitgebers folgende Daten:

  • Datum der Ausstellung
  • Name und Anschrift des Beschäftigten
  • Eintrittsdatum und Ende der Beschäftigung (bei zeitlich befristeten Arbeitsverhältnissen)
  • Personalnummer und eventuell Standort des Betriebs oder Abteilung
  • Vertragsdaten, wie beispielsweise Gehaltsgruppe
  • Höhe der wöchentlichen Arbeitszeit
  • Steuerdaten: Steuer-ID, Steuerklasse, Kinderfreibeträge, Kirchenzugehörigkeit
  • Sozialversicherungsdaten: Sozialversicherungsnummer, Beitragssatz der Krankenkasse
  • Zeiträume der Abwesenheit: Urlaub, Krankheit, Elternzeit oder Beurlaubung

Hinter dem Kürzel Steuer-ID verbirgt sich die 11stellige steuerliche Identifikationsnummer, die jedem Bürger vom Bundeszentralamt für Steuern einmalig zugeteilt wird. Ohne diese Nummer kann ihr Arbeitgeber keine Entgeltabrechnung durchführen. Wenn man als Arbeitgeber eine Gehaltsabrechnung erstellen will so gibt es hierfür mehrere Systemanbieter, welche teilweise auch das onboarding von neuen Mitarbeitern erleichtern können.

Brutto- und Nettoentgelt

Was ist ein Bruttoentgelt?

Der Begriff Bruttoentgelt fasst alle Gehaltsbestandteile zusammen, die dem Beschäftigten aufgrund seines Tarifvertrages zustehen:

  • Tarifliches Monatsgehalt oder tariflicher Monatslohn
  • Einmalzahlungen, wie beispielsweise Weihnachts- oder Urlaubsgeld
  • Zeitzuschläge, wie beispielsweise Nacht- oder Feiertagszuschläge
  • Zulagen für bestimmte Tätigkeiten
  • Vermögenswirksame Leistungen
  • Beiträge des Arbeitgebers zur betrieblichen Altersvorsorge
  • Entgeltfortzahlung bei Krankheit oder Urlaub
  • Zuschuss zum gesetzlichen Kranken- oder Mutterschaftsgeld

Neben jedem Entgeltbestandteil befindet sich in der Abrechnung ein Schlüssel, der aus verschiedenen Großbuchstaben besteht. Er gibt Auskunft darüber, inwieweit die Position zum Bruttoentgelt zählt und inwieweit Steuern oder Sozialabgaben zu entrichten sind. Eine genauere Erläuterung dieser Abkürzungen erfolgt im vorletzten Abschnitt dieses Beitrages.

Wie setzen sich die Abzüge vom Bruttoentgelt zusammen?

Hierbei ist zwischen gesetzlichen und privaten Abzügen zu unterscheiden. Zu den gesetzlichen Abzügen zählen die Lohnsteuer nach den Steuerklassen 1 – 6 unter Berücksichtigung von Freibeträgen, wie sie das Finanzamt beispielsweise für Kinder oder bei hohen Werbungskosten gewährt. Den zweiten größeren Posten bilden die Sozialversicherungsbeiträge – sie fließen an die Rentenversicherung (RV), die Arbeitslosenversicherung (AV), die Krankenversicherung (KV) und die Pflegeversicherung (PV) und werden von Arbeitnehmer und Arbeitgeber jeweils zur Hälfte getragen. Ausnahme: Den Kinderzuschlag in der gesetzlichen Pflegeversicherung ab dem 23. Lebensjahr muss der Beschäftigte alleine übernehmen.

Quelle u.a.

https://www.handwerk-magazin.de/lohnabrechnung-neue-bescheinigung-173837/ Abruf am 29.03.2022

Gesetzliche Abzüge nimmt der Arbeitgeber darüber hinaus auch auf so genannte Sachbezüge vor, soweit sie nicht nach den gesetzlichen Bestimmungen steuerfrei sind. Bei diesen Sachbezügen handelt es sich nicht um Entgeltbestandteile, die zur Auszahlung kommen, sondern um zusätzliche Angebote des Betriebes, die dem Beschäftigen einen geldwerten Vorteil bieten. Neben Naturalien fallen auch Kost und Logis unter diese Regelung. Typische Beispiele sind

  • Tankgutscheine
  • Jobtickets
  • Überlassung von Dienstbekleidung
  • kostenlose Mahlzeiten oder Verpflegungszuschüsse

Für jeden Sachbezug ermittelt der Gesetzgeber einen Geldwert, der dem Bruttolohn hinzuzurechnen ist. Je nach Art des geldwerten Vorteils unterliegt dieser ab einer bestimmten Grenze der Steuer – und/oder Sozialversicherungspflicht. In manchen Fällen kann der Arbeitgeber den Beschäftigten entlasten und solche Leistungen pauschal versteuern. In diesem Fall entfällt auch die Pflicht zur Zahlung von Sozialversicherungsbeiträgen. Informationen über die Höhe des pauschal versteuerten Arbeitslohnes finden sich in der Regel im unteren Bereich der Entgeltabrechnung.

Worin besteht der Unterschied zwischen Nettoentgelt und Auszahlungsbetrag?

Das Nettoentgelt berechnet sich aus dem Bruttoentgelt minus der gesetzlichen Abzüge. Es entspricht jedoch nicht dem Auszahlungsbetrag, denn das Nettoentgelt mindert sich in einem nächsten Schritt noch um die betrieblichen und persönlichen Abzüge. Hierzu zählen beispielsweise

  • vermögenswirksame Überweisungen
  • Beiträge zur betrieblichen Altersversorgung
  • Telefongebühren für persönliche Telefonate
  • Vorschüsse
  • monatliche Raten zur Tilgung von Arbeitgeberdarlehen
  • Mietzahlungen für Dienstwohnungen
  • Gewerkschaftsbeiträge, die der Beschäftigte nicht direkt entrichtet

Andererseits erhöht sich das Nettoentgelt durch Leistungen des Arbeitgebers, die nicht zu den tariflichen Entgeltbestandteilen gehören, wie beispielsweise:

  • Auszahlung von Arbeitgeberdarlehen
  • Erstattung steuerfreier Reisekosten
  • Zuschüsse zur privaten Kranken- und Pflegeversicherung
  • Zuschüsse zur freiwilligen gesetzlichen Kranken- und Pflegeversicherung

Nach Berücksichtigung sowohl der persönlichen Abzüge als auch der steuerfreien Leistungen des Arbeitgebers errechnet sich der Auszahlungsbetrag, der in dieser Höhe auf dem Bankkonto des Beschäftigten landet.

Welche Angaben befinden sich im unteren Bereich der Abrechnung?

Im unteren Bereich finden sich neben der Bankverbindung des Beschäftigten auch die Bankverbindungen von anderen Empfängern, an die der Arbeitgeber möglicherweise Teile des Entgeltes abführt. Meist handelt es sich um

  • vermögenswirksame Überweisungen an Bausparkassen, Banken oder Versicherungen
  • Monatsbeiträge für ein Jobticket
  • Lohnpfändungen

Achtung: Privat oder freiwillig gesetzlich versicherte Beschäftigte müssen ihre Beiträge zur Kranken- und Pflegeversicherung selber an die zuständigen Versicherungen abführen, da dies nicht in den Aufgabenbereich des Arbeitgebers fällt.

In der Regel listet die Abrechnung im unteren Bereich auch die aufgelaufenen Jahressummen aller Entgelte und Abzüge auf. Wenn Banken, Vermieter oder andere Institutionen Einkommensnachweise verlangen, reicht aus diesem Grund meist die Vorlage der aktuellen Abrechnung aus. Weiterhin enthält der Bereich im unteren Teil der Abrechnung Informationen über die Höhe der Kosten, die ausschließlich der Arbeitgeber trägt. Hierzu zählen zum Beispiel Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung oder Beiträge zur gesetzlichen Unfallversicherung.

Wie werden Rückrechnungen für vergangene Monate berücksichtigt?

Manchmal enthalten die Abrechnungen Rückrechnungen, entweder auf zusätzliche Blättern oder auf der Rückseite der Bescheinigung. Hierbei handelt es sich um Nachzahlungen oder Rückforderung aus vergangenen Zeiträumen. Sie müssen – unabhängig vom Datum der Auszahlung – immer im Monat des Anspruchs versteuert und verbeitragt werden. Erst der daraus resultierende Nettobetrag wird anschließend in den aktuellen Abrechnungsmonat übertragen und dort dem Auszahlungsbetrag hinzugerechnet.

Rückrechnungen können folgende Ursachen haben:

  • rückwirkende Entgelterhöhungen oder Beförderungen
  • Auszahlung von Zuschlägen, Aufschlägen oder Überstunden aus Vormonaten
  • rückwirkende Einstellung der Zahlung aufgrund einer längeren Erkrankung

In diesem Zusammenhang gilt es eine Ausnahme zu beachten: Nach Ablauf der dritten Januarwoche ist die steuerliche Berücksichtigung einer Rückrechnung im Vorjahr ausgeschlossen. Nachzahlungen müssen in diesem Fall als Einmalzahlungen im aktuellen Monat des laufenden Jahres versteuert werden.

Abkürzungen auf der Entgeltabrechnung

In der Regel enthält die Entgeltabrechnung zumindest einmal jährlich eine Erläuterung der Abkürzungen. Häufig vorkommende Abkürzungen sind

  • KiSt = Kirchensteuer
  • LSt = Lohnsteuer
  • StKl = Steuerklasse
  • TZ = Teilzeit
  • ATZ = Altersteilzeit
  • VL = vermögenswirksame Leistung

Das Kürzel BGRS informiert über den Umfang der Beitragspflicht in der gesetzlichen Sozialversicherung. Nähere Informationen über den Aufbau des Beitragsgruppenschlüssels liefern die Internetportale der gesetzlichen Krankenkassen sowie der Deutschen Rentenversicherung.

Die Entgeltabrechnung weist jedem Entgeltbestandteil einen dreistelligen Buchstabenschlüssel zu, aus dem hervorgeht, welche Abzüge jeweils vorgenommen werden. Der erste Buchstabe liefert den Hinweis, ob die Position zum Gesamtbrutto zählt (J) oder nicht (N). Der zweite Buchstabe zeigt an, wie die Position steuerlich zu behandeln ist: Entweder als laufender Bezug (L), Einmalbezug (E) oder steuerfrei (N). Der dritte Buchstabe enthält Informationen zur Behandlung im Rahmen der Sozialversicherung: beitragspflichtig als laufender Bezug (L), beitragspflichtig als Einmalbezug (E) oder beitragsfrei (N).

Folgende Beispiele zeigen mögliche Kombinationen:

  • JLL = laufendes Entgelt, steuer- und sozialversicherungspflichtig
  • ELL = Einmalzahlung, steuer- und sozialversicherungspflichtig
  • NNL = Arbeitnehmerbeitrag zur betrieblichen Altersvorsorge, kein Bruttoentgelt, steuerfrei, sozialversicherungspflichtig

Die unterschiedliche Zuordnung der einzelnen Entgeltbestandteile führt auf der Entgeldabrechnung zur Bildung verschiedener Bruttosummen. Der eigentliche monatliche Bruttoverdienst unterscheidet sich sowohl vom steuerpflichtigen als auch vom sozialversichungspflichtigen Brutto. Aus diesem Grund muss auf der Entgeltabrechnung jede Brutto-Variante sowohl monatlich als auch in den Jahressummen einzeln ausgewiesen werden.

Worauf sollte man achten, wenn man eine Gehaltsabrechnung prüft?

Auch wenn die meisten Gehaltsabrechnungen optisch einen professionellen Eindruck hinterlassen: Die Entgeltdaten werden in den Abrechnungsstellen immer noch von Menschen erfasst, denen auch mal einen Fehler passiert. Aus diesem Grund kann es sich lohnen, die Abrechnung genau zu prüfen, anstatt sie einfach in einem Ordner abzuheften. Zumal die meisten Tarifverträge eine so genannte Ausschlussfrist enthalten: Sie benennt den Zeitraum, nach dessen Ablauf Ansprüche verfallen, wenn der Beschäftigte sie nicht innerhalb dieser Frist geltend gemacht hat.

Bei der Prüfung einer Entgeltabrechnung sollte man auf folgende Punkte achten:

  • Sind die Steuerdaten korrekt?
  • Erfolgte die Auszahlung von Zuschlägen und Überstunden?
  • Liegt die aktuelle Adresse vor?

Dabei ist zu berücksichtigen, dass Zuschläge und Überstunden erst im übernächsten Monat nach ihrer Entstehung zur Auszahlung gelangen dürfen. Feiertags- oder Nachtzuschläge für den Monat März darf der Arbeitgeber deshalb frühestens im Abrechnungsmonat Mai anweisen.

Insbesondere lohnt sich die Überprüfung bei Änderungen in den persönlichen Verhältnissen. Dies betrifft zum Beispiel

  • Entgelterhöhungen
  • Wechsel der Steuerklasse oder Kirchenaustritt
  • Wechsel der Krankenversicherung
  • Berücksichtigung von Freibeträgen am Anfang eines Jahres

Nicht immer liegt übrigens ein Versäumnis der Abrechnungsstelle vor: Nach einem Antrag auf Lohnsteuer-Ermäßigung beim zuständigen Finanzamt behält der Freibetrag maximal zwei Jahre Gültigkeit. Danach entfällt er automatisch, wenn dort kein neuer Antrag des Beschäftigten vorliegt.

Fazit

Zugegeben: Der komplizierte Aufbau und die Verwendung zahlreicher Abkürzungen laden nicht gerade zum Studium einer Entgeltabrechnung ein. Allerdings richtet sich die Anlage einer solchen Bescheinigung nach gesetzlichen Vorgaben, so dass sich die Zahlen mit ein wenig Geduld überprüfen lassen. Auf diese Weise lässt sich verhindern, dass berechtigte Forderungen möglicherweise nach Ablauf von Ausschlussfristen verfallen. Und sollte sich die Abrechnung als korrekt erweisen, erwächst aus wenig Aufwand zumindest die beruhigende Gewissheit, für seine Arbeit die zustehende Bezahlung zu erhalten.